Na 50 jaar ervaring weet advocatenkantoor DLPA als geen ander hoe belangrijk kwalitatieve en betrouwbare printoplossingen zijn. Het kantoor, met vestigingen in Kortrijk en Oostkamp, koos bewust voor iDocta als Canon Business Center. Vennoot Emily Van Damme vertelt waarom beveiliging en betrouwbaarheid doorslaggevend waren in deze keuze.
Vertrouwelijke documenten veilig beheren
“In onze sector werken we dagelijks met uiterst vertrouwelijke informatie,” legt Emily uit. “De beveiliging van deze gegevens is niet onderhandelbaar.” DLPA implementeerde daarom een doordacht systeem met persoonlijke postvakken. “Medewerkers moeten fysiek naar één van de imageRUNNER printers gaan, waar ze via hun persoonlijke toegangsbeveiliging beveiligd kunnen printen.”
Voor bijzonder gevoelige informatie, zoals documenten exclusief voor vennoten, biedt het beveiligd printen extra beveiligingsopties. “Met specifieke wachtwoorden kunnen we bepaalde documenten strikt confidentieel houden. Dit geeft ons gemoedsrust dat vertrouwelijke informatie ook echt vertrouwelijk blijft.”
“Technische interventies zijn zeldzaam. Maar als er toch een probleem optreedt, staat iDocta er meteen – vaak nog dezelfde dag.”
Betrouwbaarheid waar je op kunt rekenen
Voor een advocatenkantoor met ongeveer 40 medewerkers verdeeld over twee locaties is betrouwbare apparatuur zoals de imageRUNNER ADVANCE DX58 essentieel. “Downtime kunnen we ons simpelweg niet veroorloven,” benadrukt Van Damme.
Wat voor DLPA het verschil maakt is dat het probleem ook daadwerkelijk wordt opgelost. “Het is niet zo dat er een kwartier na het vertrek van de technicus weer een storing optreedt. De oplossing is permanent en dat is voor ons ontzettend waardevol.”
Kwaliteit die standhoudt in de rechtbank
In een sector waar de presentatie van documenten vaak doorslaggevend kan zijn, is topkwaliteit een vereiste. “We streven zelf naar topkwaliteit in ons werk, dus verwachten we hetzelfde van onze apparatuur,” aldus Emily. “Als we stukken voorleggen aan de rechtbank, kunnen we ons geen onduidelijke afdrukken of vage afbeeldingen permitteren. Het zijn juist die stukken die een dossier kunnen maken of breken.”
Digitalisering met behoud van veiligheid
Hoewel DLPA inzet op digitalisering, blijft de printer een centrale rol spelen. “Justitie hinkt wat achterop wat digitalisatie betreft, maar heeft sinds corona enkele belangrijke stappen gezet. Bij DLPA zetten we hier al langer op in,” vertelt Van Damme. “De scanfunctie van onze imageRUNNER Canon-printers is daarbij onmisbaar. Alle binnenkomende post wordt gescand zodat we ons dossier volledig digitaal kunnen aanleggen.” Deze aanpak biedt het beste van twee werelden: de zekerheid van fysieke documenten wanneer nodig, en de efficiëntie van digitale werkprocessen. “We hopen dat deze scanfunctionaliteit alleen maar verder zal evolueren in de toekomst.”
Naadloze overname en implementatie
Toen DLPA vorig jaar haar tweede vestiging in Oostkamp opende na een overname, kozen ze opnieuw voor iDocta. “De transitie verliep vlekkeloos. iDocta plaatste bijna direct een nieuw toestel, en de installatie gebeurde zonder enige verstoring van onze werkzaamheden.”
Persoonlijke service als meerwaarde
Wanneer DLPA wordt gevraagd waarom ze iDocta zouden aanbevelen aan bedrijven die twijfelen over een nieuwe printer, is Van Damme resoluut: “Niet twijfelen! Enerzijds lever je met Canon een merk in huis dat topkwaliteit biedt met veel opties en mogelijkheden. Anderzijds maken de mensen bij iDocta écht het verschil met hun persoonlijke benadering. Ze zorgen voor een klantvriendelijke en snelle service.”
Als ze iDocta in enkele woorden moet samenvatten, kiest Van Damme voor: “Kwaliteitsvol, zeer persoonlijk en klantgericht. Ze zorgen ervoor dat de klant zich echt betrokken voelt.” Die betrokkenheid uit zich ook in activiteiten buiten de werksfeer, zoals het jaarlijkse iDocta padel afterwork toernooi waar DLPA graag aan deelneemt. “Het is een leuk event waar we gemeenschappelijke klanten ontmoeten, en intern leven onze medewerkers er ook echt naartoe. Het is toegankelijk voor iedereen en zorgt voor teambuilding binnen ons kantoor.”
“Kwaliteitsvol, zeer persoonlijk en klantgericht”
Voor DLPA is het duidelijk: beveiliging en betrouwbaarheid vragen om meer dan alleen goede apparatuur – ze vereisen een partner die meedenkt en snel handelt wanneer nodig. In iDocta hebben ze die partner gevonden.
